Datenschutzrechtliche Information für die Angehörigen des allgemeinen Universitätspersonals
1. Woher stammen die Daten und was sind die gesetzlichen Grundlagen?
Zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus dem Arbeitsverfassungsgesetz erhält der Betriebsrat die dazu notwendigen personenbezogenen Daten von MitarbeiterInnen vom Arbeitgeber. Grundlage hierfür sind gesetzliche Bestimmungen.
Wenn sich einzelne KollegInnen mit Anfragen an den Betriebsrat wenden, ist es oft notwendig, dass dem Betriebsrat zur Beantwortung und Hilfestellung personenbezogene Daten von diesen KollegInnen mitgeteilt werden. Grundlage der Verarbeitung ist in diesen Fällen die Einwilligung der Betroffenen.
Im Rahmen einiger der Serviceleistungen des Betriebsrats ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig. Auch hier ist die Grundlage der Verarbeitung die Einwilligung der Betroffenen.
Der Betriebsrat verarbeitet darüber hinaus personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung des Betriebsratsfonds. Hierfür sind gesetzliche Bestimmungen oder die Einwilligung der Betroffenen die Grundlage.
Die personenbezogenen Daten der MitarbeiterInnen werden vom Betriebsrat immer streng vertraulich behandelt. Betriebsräte unterliegen nach dem Arbeitsverfassungsgesetz einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Daten werden an Dritte nur dann weitergegeben, wenn dafür eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung oder eine ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen vorliegt.
2. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Jedes Betriebsratsmitglied ist für den sorgsamen Umgang mit den Daten der MitarbeiterInnen verantwortlich und ist dazu geschult worden.
Zuständig für Fragen zum Datenschutz und zur Datensicherheit ist der Vorsitzende.
3. Wer darf die gespeicherten Daten einsehen und verarbeiten?
Es besitzen ausschließlich Betriebsratsmitglieder in Ausübung ihrer Funktion Zugriff auf die Daten.
4. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Für die verarbeiteten Daten der MitarbeiterInnen gelten unterschiedliche Löschfristen, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das vom Betriebsrat geführt wird, angeführt sind. Grundsätzlich werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, erreicht wurde oder weggefallen ist. In der Regel wird dieser Zeitpunkt mit den Ende einer Funktionsperiode des Betriebsrats zuzüglich einer Übergangsfrist von sechs Monaten erreicht.
5. Welche Rechte haben die MitarbeiterInnen, deren Daten verarbeitet werden?
MitarbeiterInnen, deren Daten vom Betriebsrat verarbeitet werden, stehen folgende Rechte zu:
- Information und Auskunft über die eigenen personenbezogenen Daten
- Berichtigung falscher Daten
- Löschung unberechtigt verarbeiteter Daten bzw. nicht mehr benötigter Daten
- (bei besonderen Voraussetzungen auch) Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch bei Verarbeitung von freiwillig zur Verfügung gestellten Daten
- Benachrichtigung bei Verletzung des Schutzes der eigenen Daten
- Beschwerde bei der Datenschutzbehörde