Das zählt zu Ihren Aufgaben

• Leitung und Koordination des Büroteams
• organisatorische Gesamtverantwortung für das Büro und Sicher-stellung, dass alle administrativen und kaufmännischen Abläufe effizient koordiniert werden
• Verantwortung für eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Büroteams
• Büroadministration: Steuerung und Wei-terentwicklung der administrativen Prozesse innerhalb der IT-Abteilung
• Organisation von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen
• Protokollführung
• Ablage- und Dokumentationswesen
• Unterstützung der Abteilungsleitung in organisatorischen Themen, bei der internen Personaladministration (Recruiting, Vorbereitung aller Anträge, Zeitaufzeichnungen, ...)
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Erste Ansprechperson für interne und externe Partner bei administrativen Anliegen
• enge Zusammenarbeit mit den Organisationseinheiten der Universität
• Mitwirkung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen

Voraussetzungen

• Matura, einschlägige Ausbildung oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung

Erwünscht

• Mehrjährige Erfahrung in Büroorganisation, Teamkoordination oder Assistenzfunktionen
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen
• sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, idealerweise SAP-Kenntnisse)
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift