Statuten des User-Beirats

Vorbemerkungen

Der User-Beirat wurde im Jahr 2012 ausgehend von der ProfessorInnen-Versammlung als Gremium zur Koordination und Prozessoptimierung zwischen den wissenschaftlichen und klinischen Organisationseinheiten und den Einrichtungen der Administration vom Senat ins Leben gerufen.

Es wurden in den Folgejahren zahlreiche verbesserungswürdige Abläufe identifiziert, mit den administrativen Einheiten diskutiert und teilweise Lösungen erzielt. Allerdings wurde fallweise festgestellt, dass die Vorstellungen einzelner NutzerInnen nicht mit den rechtskonformen Erfordernissen in Einklang zu bringen sind. Umso wichtiger erwies und erweist sich der Diskurs zwischen beiden Seiten, der von gegenseitigem Verständnis und Respekt geprägt sein soll, damit gangbare, akzeptable und rechtskonforme Lösungen erreicht werden können.

Ziele und Aufgaben des User-Beirats

•    Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten in den Abläufen der zentralen Administration im Zusammenspiel mit den wissenschaftlichen und klinischen Einrichtungen.
•    Beratung beim Erstellen von Verwaltungstools (Formularwesen, etc.)
•    Kommunikation mit Verwaltungsabteilungen bei Verwaltungsmaßnahmen, die die NutzerInnen betreffen bereits während der frühen Planungsphase.
•    Vorschläge zur Prozessoptimierung von Verwaltungsabläufen aus Sicht der NutzerInnen ("Entbürokratisierung")
•    Harmonisierung von verwaltungstechnischen Erfordernissen mit nutzerseitigen Bedürfnissen
•    Anlassbezogene Berichterstattung an Kurien, Senat und Rektorat

Zusammensetzung

Aus Gründen der Zweckmäßigkeit besteht der Userbeirat aus einer kleinen Kerngruppe, die auf die jeweiligen Fragestellungen bezogen weitere Personen kooptiert. Die Kerngruppe sollte aus Personen bestehen, die einen breiten Überblick über die Verwaltungsabläufe haben und die aufgrund ihrer universitären Funktion mit der zentralen Verwaltung in ihrer Gesamtheit im beruflichen Alltag zu tun haben. Folgende Personengruppen müssen vertreten sein:

•    3-4 ProfessorInnen
•    1-2 Mittelbauangehörige
•    1-2 Angehörige der Gruppe des allgemeinen (administrativen) Universitätspersonals aus den Sektionen/Instituten/Kliniken

Regularien

•    Der Nutzerbeirat wählt eine Sprecherin / einen Sprecher bzw. deren VertreterIn.
•    Die Frequenz der Sitzungen richtet sich nach den anstehenden Fragestellungen. Im Regelfall soll der Beirat 2 x pro Jahr tagen.
•    Fragestellungen und Lösungsvorschläge können auch im Umlaufverfahren zwischen den Mitgliedern des Beirats abgestimmt werden.
•    Bei Bedarf trifft sich der Beirat mit Führungspersonen und MitarbeiterInnen der zentralen Verwaltung.
•    Anlassbezogen werden die LeiterInnen der Abteilungen der zentralen Verwaltung bzw. der Rektor / die Rektorin, die zuständige Vizerektorin / der zuständige Vizerektor zu den Sitzungen eingeladen.
•    Fragestellungen, Anregungen etc. werden formlos an den Beirat herangetragen, der sich verpflichtend damit zu beschäftigen hat.
•    Der Beirat kann Fragestellungen auch eigenständig aufgreifen und behandeln.
•    Die Ergebnisse im Beirat werden in Form von Stellungnahmen, Vorschlägen, Realisierungswünschen etc. an das Rektorat und die entsprechenden AbteilungsleiterInnen adressiert.