Erläuterungen:
Studienanträge müssen am letzten Tag der Einreichfrist spätestens um 23:59 Uhr über das ECS eingebracht werden, um für die jeweilige Sitzung als fristgerecht eingereicht zu gelten. Die Einreichfrist endet – unabhängig davon, ob es sich um einen Feiertag handelt oder nicht – vier Wochen vor dem Sitzungstag. Die Sitzungstermine und Einreichfristen sind auf unserer Homepage publiziert.
Nach der Einreichung wird von der Geschäftsstelle der Ethikkommission eine formale Prüfung durchgeführt, die nicht nur das Vorhandensein der notwendigen Dokumente beinhaltet, sondern auch zB die korrekten Versionsbezeichnungen der Dokumente, die Vollständigkeit der Angaben im Antragsformular, inhaltliche Konsistenz von Angaben in den verschiedenen Dokumenten etc.
Sollten hierbei Nachbesserungen seitens des Einreichers notwendig sein, wird dieser über den Verbesserungsauftrag informiert – dies geschieht mittels einer Systemnachricht, dass die Einreichung nicht akzeptiert werden kann und einer zweiten Nachricht, die die notwendigen Verbesserungen aufzählt.
Sind auch die Nachbesserungen nicht ausreichend, so ergeht ein neuerlicher Verbesserungsauftrag.
Bitte bedenken Sie, dass die Geschäftsstelle die Nachbesserungen nach dem Zeitpunkt des Einlangens abarbeitet. Es kann also durchaus sein, dass Sie, bei entsprechendem Arbeitsanfall in der Geschäftsstelle einen Verbesserungsauftrag zB erst am Dienstag erhalten.
Solange nicht alle Verbesserungsaufträge erfüllt sind, gilt der Antrag zwar als eingebracht, aber als formal noch nicht vollständig.
Der Antrag gilt erst dann als formal vollständig, wenn der Einreicher die Nachricht „Eingangsbestätigung“ erhält.
Die Nachbesserung, die zur Erfüllung der formalen Vollständigkeit führt, muss spätestens am Mittwoch um 07:59 Uhr nach der Einreichfrist eingebracht worden sein, damit die Studie in der kommenden Sitzung berücksichtigt werden kann. Sollte die formale Vollständigkeit erst zu einem späteren Zeitpunkt erreicht werden, kommt der Antrag in die Sitzung, für die die formale Vollständigkeit fristgerecht erreicht wurde.
Wird die letzte notwendige Nachbesserung zB am Mittwoch nach der Einreichfrist um 09:30 Uhr (also 1,5 Stunden nach Ablauf der Frist) eingebracht, so wird die Studie nicht in der kommenden, sondern zwingend erst in der darauffolgenden Sitzung (in der Regel – bei vier Wochen Abstand zwischen den Sitzungen - in sieben Wochen) behandelt.
Es ist daher im Sinne der Antragstellenden dringend anzuraten, so früh wie möglich vor Ende der Einreichfrist für die gewünschte Sitzung einzureichen, um genügend Zeit für allfällige Nachbesserungen zu haben. Die Erfahrung zeigt, dass Einreicher leider dazu neigen, erst im letzten Moment einzureichen. Dies kann in Zukunft dazu führen, dass die Studie erst in einer späteren Sitzung behandelt wird, weil die formale Vollständigkeit nicht fristgerecht erreicht werden kann.
Wie oben erwähnt, sind diese Fristen absolut und es können keine Ausnahmen gewährt werden.